【关注】“一汇二商三议”:社工机构行政例会的原则

发表于 讨论求助 2023-05-10 14:56:27

会议是一个上传下达和共同交流的重要媒介

我们都知道会议的重要性,但同时也都讨厌没完没了的会议。简洁、高效的会议,不仅能及时排忧解难,还能提高工作效率,增强团队凝聚力, 这对社会工作服务机构而言尤为重要。重庆市冬青社会工作服务中心(以下简称“中心”)成立以来,在会议规范管理方面积累了一定经验。

中心设立了理事会和监事会, 下设行政人事、财务、宣传和项目四个部门;搭建了理事会、主任办公会、行政例会、部门例会、督导会、员工大会和重大会议等较为完善的会议制度体系。虽然会议种类较多, 但最常规的属行政例会,每周一上午举行(可视情况调整),由中心主任、各部门负责人和各项目负责人参会,主要目的是为了了解中心的工作动态和促进专业服务的提升,是机构可持续发展最重要的会议之一。因此,中心在长期的实践中,形成了“一汇二商三议” 的会议原则


“一汇”中心工作动态

“一汇”由中心主任主持,各部门和项目负责人分别汇报,每人限时5 分钟。行政人事部负责对接行政事项和人力资源状况,财务部负责汇报各项目资金使用进展情况和账目报销事宜,宣传部负责汇报中心各渠道的宣传情况和行业最新动态,各主要项目负责人汇报上周工作开展情况、工作成就、遇到的困难和本周工作计划。

该环节主要是了解上一阶段中心的整体工作情况,一方面有利于各部门总结梳理自己的工作,另一方面有利于各部门之间相互了解彼此的工作内容和进展。

“二商”中心专业服务

“二商”由各部门负责人轮值主持,包括两部分。一是对各部门所做工作汇报和工作计划的讨论,协调各部门工作之间的配合和资源协调情况。例如,行政人事部需要向各部门征询人力配备情况,以便及时调动人力;而宣传部需了解本周各项目组的活动情况,以确定是否联系媒体采访;各项目组之间也可就感兴趣的活动进行讨论,限时15 分钟;二是就上周五提交的专项服务议题进行讨论,主要内容是各项目组就服务过程中遇到的问题提出专项讨论,例如服务对象比较棘手的问题、重大活动或服务调整等, 该部分借鉴罗伯特议事规则的部分方法,该部门在提交讨论事项的同时,必须提交两个及以上的建议解决方案,各部门通过讨论、提议和举手表决的方式通过其中的一个方案,每个议题限时10 分钟。

该环节主要聚焦于专业服务的质量,一是通过各部门之间的交流, 促进其相互配合和资源共享,碰撞新的火花,在培养服务专才的同时, 扩宽其服务视野;二是对服务中面临的重要议题,集思广益进行讨论、分享,有利于专业服务的提升和服务质量的把控。

“三议”中心发展事宜

“三议”由中心主任主持,一是介绍上一阶段中心的总体运行情况以及与相关合作单位的沟通情况及其意见反馈;二是传达主任办公会的相关决议和重大事项;三是布置安排本阶段的工作任务,对各部门的工作提出具体要求;四是征集各部门对中心的建议和员工情况,并就需行政配合事宜进行协调,限时20 分钟。

该环节主要集中在机构的行政事务的处理,既让中层管理人员了解中心的发展动态,又积极给予各部门需要的支持,方便其上传下达, 共同促进中心的发展。

会议不在于多和长,而在于精。中心在发展的过程中长期坚持“一汇二商三议”的会议原则,在一定的时间内,既要求参会者事先有所准备,又调动参会者的积极性,按照会议流程共同商议机构管理和服务事宜,共同推进机构的发展。


来源
中国社会工作杂志
编辑:谢霄
     设计:谢霄


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